Procure-To-Pay-Prozess

Was ist Procure-to-Pay?

Der Procure-to-Pay-Prozess beschreibt, wie ein Unternehmen die Waren und Dienstleistungen beschafft, die es für seine Geschäftstätigkeit benötigt. Auch bekannt als Purchase-to-Pay und P2P, ist Procure-to-Pay der Prozess von der Anforderung über den Einkauf, Empfang und die Bezahlung bis hin zur Buchhaltung für Waren und Dienstleistungen. Er umfasst folglich den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zur Bezahlung.

Der Procure-to-Pay-Prozess

Der Procure-to-Pay-Prozess beschreibt, wie ein Unternehmen die Waren und Dienstleistungen beschafft, die es für seine Geschäftstätigkeit benötigt.

Der Procure-to-Pay-Prozessablauf umfasst die folgenden Schritte:

Schritt 1: Bedarf ermitteln - Der Bedarf für ein Produkt oder eine Dienstleistung wird ermittelt.

Schritt 2: Anforderungsmanagement - Ein formeller Antrag für die Waren oder Dienstleistungen wird gestellt und genehmigt.

Schritt 3: Bestellung - Sobald die Bestellanforderung vom zuständigen Manager genehmigt wurde, wird eine Bestellung an den Lieferanten ausgegeben.

Schritt 4: Wareneingang - Der Lieferant liefert die angeforderten Waren oder Dienstleistungen und der entsprechende Eingangsbeleg wird erstellt.

Schritt 5: Rechnungseingang - Die Rechnung des Lieferanten wird übermittelt und in das Verarbeitungssystem eingegeben.

Schritt 6: Rechnungsbearbeitung - Die Rechnung wird entweder mit der Bestellung und den Empfangsdokumenten abgeglichen oder es werden Abweichungen zur Prüfung markiert. Rechnungen ohne zugehörige Bestellung werden zur Überprüfung und Genehmigung durch den Workflow geleitet.

Schritt 7: Kreditorenbuchhaltung - Genehmigte Rechnungen werden an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, welche die Zahlung vornimmt und den Status im System aktualisiert.

Herausforderungen im Procure-To-Pay-Prozess

Der gesamte P2P-Prozess besteht aus vielen einzelnen Prozessen, die in verschiedenen Bereichen des Unternehmens ablaufen und an denen mehrere Personen beteiligt sind. Dies führt zu Komplexität und manchmal auch zu Verwirrung, insbesondere wenn der Prozess manuell und papierbasiert ist.

Unterschiedliche Systeme

Verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben in der Regel ihre eigenen Prozesse, was die Konsolidierung von Daten zu einer Herausforderung machen kann. Die Funktionen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung werden von zwei verschiedenen Abteilungen gesteuert, für die unterschiedliche Richtlinien, Systeme und Prioritäten gelten. Dieser Mangel an Einheitlichkeit kann zu Ineffizienzen und potenziellen Fehlern führen.

Fehlende Richtlinien-Compliance

Beschaffungsabteilungen sind für die Aushandlung von Preisen und Rabatten mit Lieferanten zuständig, während die Kreditorenbuchhaltung für die Einhaltung dieser ausgehandelten Verträge verantwortlich ist. In einer papierbasierten Umgebung und ohne eine Technologie, die beide Prozesse umfasst, kann fehlende Richtlinien-Compliance zu erheblichen, unnötigen Kosten führen.

Mangelende Transparenz

Unternehmen, die mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, haben oft keinen Zugang zu Informationen über den gesamten P2P-Zyklus, und selbst in den Fällen, in denen Informationen verfügbar sind, können diese ungenau sein. Dies führt zu einem Mangel an Transparenz über Lieferanten und Ausgaben und beeinträchtigt die Fähigkeit, strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Best Practices und KPIs für den Procure-to-Pay-Prozess

Best Practices im Procure-to-Pay-Prozess

Wenn Sie die nachstehenden Best Practices anwenden, können Sie Ihre Effizienz und Effektivität verbessern:

• Implementieren Sie eine automatisierte Procure-to-Pay-Lösung.
• Stellen Sie sicher, dass der P2P-Prozess jederzeit transparent und nachvollziehbar ist.
• Stärken Sie die Zusammenarbeit zwischen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung.
• Optimieren Sie die Lieferantenbindung und -zufriedenheit.
• Entwickeln Sie messbare Ziele und verfolgen Sie die Leistung.

Wichtige Leistungskennzahlen im Procure-to-Pay-Zyklus

Obwohl jedes Unternehmen anders ist, bleiben die zentralen KPIs, die zur Überprüfung des Procure-to-Pay-Prozesses verwendet werden, weitgehend gleich:

• Durchlaufzeit einer Bestellung.
• Durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Bestellung.
• Vorlaufzeit.
• Verarbeitungsrate für elektronische Bestellungen.
• Verarbeitungszeit einer Rechnung.
• Durchschnittliche Kosten für die Verarbeitung einer Rechnung.
• Ausnahmequote für Rechnungen.
• Quote der erfolgreichen Abgleiche im ersten Versuch.
• Durchschnittliche Zeit bis zur Rechnungsfreigabe.
• Kreditorenlaufzeit (Days Payable Outstanding (DPO)).
• Verwaltete Ausgaben.
• Realisierte Einsparungen.
• Erfasste Rabatte.

Vorteile der Procure-to-Pay-Automatisierung

Die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses bietet eine Reihe von Vorteilen sowohl für die Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltung als auch für das Unternehmen als Ganzes. Diese Vorteile umfassen:

Prozesse optimieren

Die P2P-Automatisierung sorgt für Kosteneinsparungen und eine effizientere Verarbeitung, indem sie zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse im Procure-to-Pay-Prozess eliminiert. Wenn Sie Ihre Beschaffungs- und Kreditorenprozesse vollständig automatisieren, können Sie 100 % Ihrer Finanzdaten erfassen und ein Höchstmaß an Transparenz in der gesamten Lieferkette erreichen.

Lieferantenbeziehungen verbessern

Durch Automatisierung können Sie sich mit Ihren Lieferanten elektronisch und auf optimierte Weise verbinden. Sie können eine Reihe von Methoden nutzen, um sich mit Ihren Lieferanten zu verbinden und Daten und Dokumente auszutauschen, sodass für jeden Lieferanten ein geeignetes Verfahren dabei ist - für den größten genauso wie für den kleinsten. Die P2P-Automatisierung verbessert auch die termingerechte Zahlung und bietet Lieferanten einen Echtzeit-Einblick in den Transaktionsstatus, was die Beziehung zu den Lieferanten und die Zusammenarbeit verbessert.

"Maverick Spending" eliminieren

Die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und ausgehandelten Verträgen gelingt mithilfe einer elektronischen Beschaffungslösung (e-Procurement), die es den Endbenutzern ermöglicht, schnell genau das zu finden und zu bestellen, was sie benötigen. Eine Lösung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die von einem robusten Datenmodell gestützt wird, und einem Einkaufserlebnis, durch das man hindurchgeleitet wird, gewährleistet eine 100-prozentige Benutzerakzeptanz. So halten Benutzer die Beschaffungsrichtlinien ein, und Ausgaben außerhalb der standardisierten Beschaffungswege können vermieden werden.

Mehr Sichtbarkeit und Kontrolle

Kostendämpfung und Ausgabenkontrolle werden zu strategischen Prioritäten für CFOs und CPOs, während gleichzeitig Störungen des Betriebsablaufs minimiert werden müssen. P2P-Automatisierungslösungen bieten einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Lieferanten und Ausgaben von einer einzigen, zentralen Stelle aus und ermöglichen so eine bessere strategische Entscheidungsfindung. Mit Daten und Transparenz über die Unternehmensausgaben sind Sie besser in der Lage, Ausgaben zu kontrollieren, Risiken zu mindern und die gesamte Lieferkette zu verwalten.